Грузовые журналы для доставки грузов из Китая в Москву

Когда слышишь ?грузовые журналы?, первое, что приходит в голову — это какая-то бюрократическая формальность, которую таможня требует, а ты нехотя заполняешь. Но на самом деле, в логистике из Китая в Москву, это один из тех документов, который отделяет плановую поставку от оперативного кошмара. Многие, особенно новички, думают, что главное — это сам груз и его стоимость, а бумаги — дело второстепенное. Вот тут и кроется главная ошибка, которая потом выливается в недели простоя на границе или неожиданные штрафы.

Что на самом деле скрывается за ?грузовым журналом??

Грузовой журнал — это не один документ. Это скорее живая история перемещения вашего контейнера или фуры. Он начинается не в Москве, а ещё на складе консолидации в Гуанчжоу или Иу. Там в него вносятся первые данные: вес, габариты, количество мест, предварительное описание. И уже здесь может быть первая засада. Китайские поставщики часто указывают ?ориентировочный? вес, а при реальном взвешивании на терминале выясняется расхождение. Если это не зафиксировать сразу, потом, при таможенной очистке в России, могут быть вопросы.

Я помню случай с партией оборудования. В инвойсе было 20 коробок, а при приёмке на складе консолидации — 21. Оказалось, одна коробка с крепёжом была ?в подарок?. Не внесли эту коробку в журнал сразу — получили позже замечание от таможни о несоответствии. Мелочь? Не скажите. Всё это влияет на процедуру частичной таможенной очистки или полной, в зависимости от инкотермс.

Поэтому для нас в работе, например, как в ООО Шуньхэ Снабженческо-сбытовая цепочка управления, первичное заполнение журнала — это совместная работа с клиентом и китайской стороной. Мы всегда настаиваем на фото- и видеофиксации процесса упаковки и взвешивания. Эти материалы потом становятся приложениями к электронному журналу и страхуют всех.

Журнал для разных видов перевозки: нюансы, которые решают всё

Тут нельзя говорить обобщённо. Железнодорожные перевозки полными контейнерами и автомобильные перевозки сборных грузов — это два разных мира с точки зрения документооборота.

С ж/д, например, журнал более структурирован и привязан к номеру контейнера и накладной CIM/SMGS. Основные точки контроля: погрузка на станции в Китае, пересечение границы (например, в Забайкальске или Алшанькоу), прибытие на терминал в Москве. В журнале важно чётко отслеживать, кто и когда ставил пломбу, менялась ли она на границе. Бывало, пломбу меняли из-за планового досмотра, а отметку в журнале не сделали. Потом получатель в Москве видит другую пломбу и поднимает панику. Теперь мы всегда требуем от коллег на границе не просто сменить пломбу, а сразу прислать её номер и фото в общий чат, чтобы внести в журнал.

С автотранспортом, особенно со TIR полногрузными авто, история динамичнее. TIR Carnet — это, по сути, международный грузовой журнал. Но внутри компании мы ведём свой, более подробный. Водитель через приложение отмечает не только основные точки (погранпереход, остановки на отдых), но и температуру в рефрижераторе, состояние тента. Один раз это спасло от претензий по качеству товара: в журнале было зафиксировано, что температура не поднималась выше требуемой, хотя получатель утверждал обратное. Предоставили выписки — спор закрыли.

Провалы и уроки: когда журнал молчал

Не всё всегда было гладко. Раньше мы пробовали работать с очень дешёвыми решениями для трекинга и ведения журналов. Казалось, зачем платить больше, если можно просто заполнять Google-таблицу? Это была ошибка.

Случай с доставкой на склады маркетплейсов WB стал показательным. Груз шёл сборным авто из Шэньчжэня. В таблице водитель отмечал статус ?в пути?. Но ?в пути? — это где? Под Хабаровском или уже под Казанью? Когда груз опаздывал на склад WB, мы не могли дать клиенту внятный ответ, кроме как ?водитель не выходит на связь?. Проблема была в отсутствии обязательных к заполнению полей и автоматических уведомлений о простое.

После этого мы пересмотрели подход. Теперь используем специализированную систему, где статусы жёстко привязаны к геолокации или скану документов. Не отметил прибытие на таможню — менеджер и клиент получают уведомление. Это дисциплинирует и делает процесс прозрачным. Информацию о наших текущих логистических решениях можно всегда уточнить на https://www.g796.ru, где описаны все наши основные способы перевозки.

Таможня и журнал: язык, на котором они разговаривают

Здесь грузовые журналы превращаются из инструмента логиста в юридический документ. При полной таможенной очистке и налогах инспектор первым делом смотрит на цепочку движения груза в журнале. Любой нелогичный промежуток времени между точками — это повод для более пристального досмотра.

Например, если журнал показывает, что фура пересекла границу в понедельник утром, а на внутренний таможенный пост прибыла только в четверг, при том что расстояние проезда — один день, это вызовет вопросы. Где была машина два дня? Возможно, была поломка — тогда нужны подтверждающие документы (акт из сервиса, фото). Если их нет в приложениях к журналу, могут быть проблемы.

Мы сейчас для сложных проектов, особенно когда идёт комплекс: закупки в Китае - оплата товаров - транспортировка - складирование в Москве, формируем ?расширенный журнал?. В него включаем не только точки движения, но и сканы всех первичных документов от завода, акты приёмки, сертификаты. Это создаёт единое информационное поле для таможенного брокера и ускоряет очистку.

Складирование и финальная миля: журнал не заканчивается на таможне

Многие думают, что после выпуска с таможни о журнале можно забыть. А вот и нет. Особенно критично это для нашей услуги складирования в Москве с последующей доставкой на Ozon.

Груз приезжает на наш склад. В журнале фиксируется его прибытие, состояние упаковки, количество мест. Потом начинается кросс-докинг или хранение. И здесь каждая перемещённая паллета, каждая вскрытая коробка для выборочной проверки должна быть отмечена. Почему? Потому что на выходе, при формировании отправки для Ozon, должно быть полное соответствие. Если в журнале на этапе приёмки было 1000 коробок, а при отгрузке на маркетплейс оказывается 999, начинается разбирательство. Без детального складского журнала установить, на каком этапе потерялась коробка (на таможне, при разгрузке, при комплектации), невозможно.

Мы для этого внедрили систему, где складской журнал — это продолжение транспортного. Штрих-код с транспортной накладной сканируется при приёмке, и груз ?переходит? в раздел складского учёта. Все манипуляции ведутся там. Это, кстати, сильно упростило работу с претензиями по количеству и качеству от маркетплейсов.

Вместо заключения: журнал как нервная система поставки

Так что, возвращаясь к началу. Грузовые журналы для доставки грузов из Китая в Москву — это не формальность. Это, если угодно, нервная система всей цепочки. По ним можно диагностировать проблему ещё до того, как она станет критической. Тускнеет активность в журнале где-то под Новосибирском — значит, с водителем или машиной что-то не так, можно заранее звонить, выяснять. Появляется отметка о досмотре на границе — можно готовить дополнительные пояснения для таможенного брокера.

Это живой, постоянно обновляемый документ. Его ценность — в деталях и оперативности. И да, его ведение требует ресурсов и внимания. Но, как показывает практика нашей компании и многих коллег по рынку, экономия на этом звене всегда выходит боком. Гораздо дешевле и спокойнее, когда все участники процесса — от менеджера по закупкам в Китае до кладовщика на московском складе — видят одну и ту же актуальную историю движения груза. Это и есть настоящая управляемая логистика, а не просто надежда на удачу.