Логи оплаты отгруженных товаров

Если вы думаете, что логи оплаты отгруженных товаров — это просто файлик для бухгалтерии, вы глубоко ошибаетесь. На практике это живой пульс сделки, особенно в нашей сфере комплексных логистических решений из Китая. Многие коллеги из смежных отделов, да и некоторые новые клиенты, воспринимают их как формальность, что потом выливается в задержки на таможне или споры с маркетплейсами. Сам через это прошел.

Где кроется дьявол? В деталях оформления

Возьмем стандартный кейс: клиент заказывает через нас товар в Китае, мы авансируем оплату поставщику, затем организуем доставку. Казалось бы, логи должны быть просты. Но нет. Первая ошибка — считать, что логи для автомобильной перевозки сборным грузом и для TIR полногрузного авто оформляются одинаково. В первом случае, особенно при частичной таможенной очистке, критически важно, чтобы в логах оплаты была детализация по каждой товарной позиции в партии. Таможня может запросить это для сверки с инвойсом, и если данные ?слиты? в одну строку, начинается волокита.

У нас в ООО Шуньхэ Снабженческо-сбытовая цепочка управления был случай, когда из-за такой ?оптимизации? документов контейнер с товаром для WB простоял на складе временного хранения неделю. Клиент рвал и метал, ведь у него горели сроки выкладки. Пришлось срочно запрашивать у поставщика детальные счета и переоформлять всё. Потеряли деньги на простое, но главное — доверие. После этого мы внедрили правило: логи формируются не под транспортную единицу, а под коммерческую партию с привязкой к заказу клиента.

Еще один нюанс — валюта. Часто поставщик выставляет счет в юанях, а клиент рассчитывается с нами в рублях. В логи нужно закладывать не просто курс на дату оплаты, а именно тот курс, по которому прошла транзакция через наш счет, с учетом всех банковских комиссий. Это важно для прозрачности финального расчета с клиентом и для нашего внутреннего учета себестоимости услуги ?оплата товаров за клиента?. Если этого не делать, в конце цепочки возникает невязка, которую уже сложно объяснить.

Связующее звено между закупкой и доставкой на маркетплейс

Наша цель — не просто привезти коробку из точки А в точку Б. Мы ведем товар от завода до полки на Wildberries или Ozon. И здесь логи оплаты отгруженных товаров становятся ключевым документом для передачи информации между этапами. Например, наш склад в Москве получает груз. Кладовщик сверяет физическое наличие с транспортной накладной. Но чтобы правильно оприходовать товар на складской учет (это важно для последующей обработки и отправки на маркетплейс), ему нужна точная информация о номенклатуре и количестве. Где он её берет? Правильно, из детализированных логов оплаты, которые мы формируем еще на этапе работы с поставщиком.

Была ситуация, когда мы пробовали использовать для передачи данных между отделами только инвойсы от китайских поставщиков. Это оказалось фатально. Их документы часто составлены с ошибками, в неточных формулировках, а иногда и вовсе на китайском. Сотрудник склада не может и не должен в этом разбираться. Поэтому теперь наш менеджер по закупкам в Китае обязан превратить полученный от поставщика инвойс в наш внутренний, структурированный лог оплаты на русском языке, с четкими артикулами, соответствующими будущей карточке товара на WB. Это дополнительная работа, но она спасает от хаоса на последующих этапах.

Именно эти логи, привязанные к номеру заказа клиента, становятся основой для формирования всех последующих документов: упаковочных листов для маркетплейсов, актов выполненных работ для клиента. Получается единая сквозная нить документации.

Железнодорожные перевозки: специфика и подводные камни

С железнодорожными перевозками полными контейнерами история особая. Здесь цикл длиннее, товар в пути дольше, и документооборот жестче регламентирован. Логи оплаты для ЖД отправлений должны быть синхронизированы не только с коммерческими, но и с транспортными документами в самом начале пути.

Один из наших самых болезненных уроков связан с режимом ?просто транспортировка? при ЖД-доставке. Клиент хотел сэкономить на нашей услуге таможенного оформления и решил заниматься этим самостоятельно силами своего брокера. Мы предоставили ему стандартный пакет, включая логи. Но в его логах не было четкого разделения стоимости товара и нашей стоимости транспортировки — всё было одной суммой. Его брокер не смог корректно задекларировать товар, возникли вопросы у ФТС. В итоге контейнер застрял, клиент все равно обратился к нам за экстренным решением, но время и деньги были потеряны.

Теперь для любого режима, даже для ?просто транспортировки?, мы формируем логи с двумя явными блоками: 1) Оплата поставщику за товар (с детализацией), 2) Оплата логистических услуг ООО ?Шуньхэ? (транспорт, экспедирование, страхование и т.д.). Это прозрачно и не дает повода для разночтений ни у таможни, ни у самого клиента. Для режимов же с полной или частичной таможенной очисткой наши специалисты сразу закладывают в структуру логов те поля, которые потом понадобятся для декларирования.

Автоперевозки: скорость против точности

С автомобильными перевозками, особенно TIR, другой вызов — скорость. Машина едет, документы должны быть готовы к ее прибытию. Раньше у нас была практика формировать окончательные логи оплаты только после получения сканов всех оригиналов от поставщика. Это создавало узкое горлышко. Водитель уже на границе, а документы еще ?в работе?.

Мы пересмотрели процесс. Теперь предварительная версия логов создается на основе подтвержденного поставщиком проформы-инвойса и спецификации. Этот документ уже содержит все ключевые данные для таможни и для приемки. Как только приходят сканы оригиналов, мы вносим в уже существующий файл уточнения (например, точные даты в счете-фактуре) и выпускаем финальную версию. Это не идеально с точки зрения академического документооборота, но это рабочее решение, которое позволяет не тормозить физическое движение груза. Главное — чтобы в предварительной версии не было ошибок в описании товара и кодах ТН ВЭД.

Для сборных грузов (сборных авто) логи вообще должны быть модульными. Один общий файл на весь трейлер, но с четко разделенными листами или секциями под каждого клиента в этой сборной партии. И здесь снова выручает сквозной номер заказа. Иначе на складе разгрузки начинается неразбериха: чей товар, куда его, по какому акту принимать?

Интеграция с услугами маркетплейсов: финальный аккорд

Вся наша работа, включая выверенные логи оплаты, ведет к одной точке — успешной приемке товара на складе Wildberries или Ozon. И здесь нас ждет их строгая автоматизированная система. Она не прощает расхождений.

Мы наступили на грабли, когда отправили на WB партию товара, в которой артикулы в наших внутренних документах (тех самых логах) не на 100% совпадали с артикулами в фиде, загруженном клиентом в личный кабинет маркетплейса. Разница была в одной дефис или в регистре буквы. Робот WB забраковал часть позиций. Оказалось, что логи оплаты — это тот самый эталон, который должен использоваться для согласования артикулов с клиентом еще до формирования фида. Теперь наш финальный шаг перед отгрузкой со своего склада в Москве на WB — это сверка данных в упаковочном листе (который идет из логов) с данными в личном кабинете клиента на маркетплейсе. Мелочь, но без нее весь предыдущий четкий документооборот рушится на последней миле.

То же самое с Ozon и их системой приема. Им, помимо прочего, важна точная стоимость единицы товара для своих внутренних расчетов. И эта цифра должна быть выведена из нашего лога оплаты, где четко видна стоимость партии, количество штук и поштучная стоимость с учетом всех расходов. Если просто взять цену из старого инвойса поставщика, можно попасть впросак, если, например, в пути была произведена доплата за образцы или изменились транспортные расходы.

В итоге, что такое для нас, для ООО Шуньхэ, логи оплаты отгруженных товаров? Это не отчетный документ. Это операционный инструмент, который создается в начале цепочки ?закупка-оплата-доставка-складирование-маркетплейс? и сопровождает груз на всем пути, трансформируясь и обрастая данными. Его качество определяет скорость и беспроблемность прохождения всех этапов. Скупой платит дважды, а тот, кто экономит время на проработке этого ?файлика?, потом тратит недели на решение возникших проблем. Проверено на собственном опыте.